¿Por qué organizar el escritorio nos hace más productivos?
Tu escritorio es grande, cabe de todo y efectivamente dejas de todo encima: facturas, plumas, cuadernos, hojas sueltas, el brochure de la última feria que visitaste y hasta el próximo libro que vas a leer…, el espacio de trabajo de tu gran escritorio solo te deja un espacio del tamaño de una hoja para que puedas trabajar!!!
¿Estás cómodo?, ¿Te puedes mover libremente? ¿Lo verdaderamente útil, lo tienes a mano?
Si tu escritorio lo tienes bien organizado tendrás mayor fluidez en lo que estás haciendo, eliminarás distractores y mejorará tu concentración, así podrás llevar acabo tus labores sin el menor problema y con un máximo de eficiencia!!
5 Tips para organizar nuestro escritorio:
Cada tip lo vamos a identificar por palabras clave:
1.- Quita: Comienza por olvidarte de esos enormes archiveros con cajones, ya que al final, terminarás por crear sendos montones de papeles sobre tu escritorio, en los que nunca vas a encontrar lo que buscas y dentro de los cajones, encontrarás cosas que nunca usas y que guardaste allí “para que no te estorben”.
Este cajón lo puedes sustituir por gavetas verticales, en las que tienes a la vista tus documentos perfectamente organizados por temas, y para ordenar únicamente los papeles que ocupas en el momento, puedes utilizar una charola con dos, tres o los niveles que necesites.
2.- Selecciona: Antes que nada, haz un gran “montón” con todo lo que tienes en el escritorio, y con un sentido realmente crítico, hazte las mismas preguntas en cada uno:
¿hace cuánto que no uso esto?…
si no lo has usado en poco más de una semana, es muy probable que no lo hayas usado en el último año, por eso, separa aquellas cosas que no utilizas para tu trabajo y ponlas en su lugar…o deshazte de ellas.
¿lo llegaré a usar alguna vez?…
si la respuesta es “si, pero no por el momento”, guarda eso en un lugar más o menos accesible, pero que no sea parte de tu lugar de trabajo, pero si la respuesta es no, las opciones son básicamente dos…regalarlo o venderlo.
Al final de este proceso te quedarás con aquello que necesitas ó que utilizas frecuentemente en tu trabajo.
3.- Jerarquiza: Agrupa tus documentos en varias categorías de manera que te queden más a la mano aquellos documentos o material que más utilices, dejando en un “segundo plano” aquellos documentos que usas de manera regular, pero no muy a menudo.
Un ejemplo de esto serían los recibos de luz, gas, etc., que se revisan una vez al mes y que no quieres que te estorben todo el tiempo.
4.- Purga: Por lo menos una vez a la semana, revisa tus documentos, tanto los que tienes en curso, como los que tienes en las gavetas, para depurar y no empezar a acumular.
Esto tiene también la ventaja de que no permite que te atrases con ciertos pendientes.
5.- Identifica: Muchas veces, cuando tenemos muchos papeles y poco espacio, el poder separarlos en sus diferentes categorías, puede convertirse en todo un reto, por lo que te sugiero que los guardes en folders y revisteros de diferentes colores, así sabrás de inmediato en qué área deben de estar.
Aunque se trata de un proceso muy pesado al principio «sobre todo para los que no somos muy “ordenados”, en realidad nos puede hacer mucho más eficientes y tener más tiempo para la familia ó para descansar.
Te invito a conocer nuestra línea de artículos para oficina donde encontrarás algunas de las soluciones de organización que te hemos comentado.
Sablón Organiza tu Espacio.
