Los días, semanas y meses van pasando y un día nos hacemos la pregunta, ¿Cómo organizar todos los papeles que tengo encima de mi escritorio?
Muchas veces tenemos tal cantidad de papeles en nuestro lugar de trabajo, que aunque quisiéramos ordenarlos, no sabríamos ni por donde empezar.
Aquí tenemos algunos tips para que mantengas tu escritorio en perfecto orden utilizando algunos de nuestros productos.
Para empezar, lo ideal es ir “de grande a chico”. Haz un sólo monton con todos los papeles de tu escritorio para ir revisando uno por uno y así puedas clasificarlos. En tres grandes grupos: Entrada, Salida y Basura. Mientras revisas, de una vez “pon la basura en su lugar”, tírala en una papelera o en un bote de basura de Sablón. Al final de este proceso te quedará un montón de papeles de “entrada” y otro de “salida”. Puede haber papeles que no estés muy seguro de tirarlos, sepáralos ydales una segunda revisada.
Como si fuera el escritorio de tu computadora, pon una Charola de dos niveles de Sablón a manera de “bandeja de entrada y de salida” en una esquina de tu escritorio.
1. En la Bandeja de Entrada pon todos aquellos papeles que no has atendido (correo, recibos, recados, memorandums, etc) y en la Bandeja de Salida todos aquellos que ya revisaste, que ya procesaste y que tienen que ir a otro lado (al archivo o a quien te lo mandó en un principio)
2. Revísalo todos los días.– es muy sencillo y así no permites que se te acumule el trabajo.
3. Haz varias categorías y sepáralos en varios Revisteros Sablón ó en carpetas Lefort. Trata de que sean grupos grandes para que puedas dividirlas después en categorías mas pequeñas de acuerdo a lo que necesites. (por clientes, por proveedores, por productos, etc.) hay veces que no cabe todo en una sola carpeta, en este caso puedes dividirlo en do o más carpetas por orden alfabético o por número, etc.
4. Etiqueta todo. Piensa en cómo los vas a buscar y así los debes guardar. Esto te puede facilitar mucho para localizar las cosas de un solo vistazo.
5. Coloca todos tus documentos en un Organifile de Sablón. Si tienes demasiados archivos, junta los archivos que usas mas seguido y tenlos mas a la mano. Lo ideal es que cada seis meses hagas una selección y limpieza de lo que de plano ya no vas a utilizar. Esto nada mas te estorba para encontrar lo que si necesitas.
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